La gestion du poste client et le traitement des retards de paiement sont de plus en plus déterminantes et prioritaires au sein des PME. Le digital offre de nouvelles solutions aux crédit managers, trésoriers ou DAF pour jouer pleinement leur rôle de chef d’orchestre. Objectif : optimiser la trésorerie des entreprises en ces temps difficiles.
Sommaire :
- Valoriser la gestion du poste clients
- Le crédit manager point de contact incontournable
- Renouer le dialogue avec la direction commerciale
- Les 5 conseils à suivre en cas de retard de paiement
- Plus d’excuse en cas d’impayé
L’optimisation du poste clients, du DSO ou du BFR n’est pas toujours au cœur de la stratégie des entreprises. Pourtant il en va de la santé de leur trésorerie et de la pérennité de l’entreprise. Aujourd’hui sans engager de ressources supplémentaires, on peut s’appuyer sur les solutions digitales automatisées, agiles, sûres et performantes qui permettent de se concentrer sur une source majeure de cash : les factures en attente de paiement.
Le guide du crédit manager augmenté publié par Aston iTF pose très clairement l’enjeu du digital pour optimiser la trésorerie des entreprises. Acteur majeur de l’innovation sur la gestion du poste client, Aston iTF a mis au point un logiciel de recouvrement de créances à destination des PME et des ETI.Son guide comporte des analyses illustrées par des chiffres clés, des retours d’expériences, et de nombreux témoignages de consultants spécialisés dans la digitalisation du poste clients, de credit managers et de factors.
Valoriser la gestion du poste clients
Pour l’AFDCC, association française des credit managers, la prise de conscience du caractère essentiel du crédit management dans l’entreprise survient trop tardivement, lorsque l’entreprise subit une défaillance d’un client majeur.
Le credit manager doit être remis aujourd’hui au centre des préoccupations.
« La fonction de credit manager se généralise dans les entreprises qui revendiquent un chiffre d’affaires supérieur à 200 millions d’euros. Mais la situation est très différente dans les entreprises de taille plus modeste. Et pourtant ! C’est bien dans les PME et les ETI, par nature plus vulnérables au plan financier que les très grands comptes, que cette fonction est susceptible d’être déterminante », déclare Eric Latreuille, président de l’AFDCC.
Le rôle des credit managers consiste à générer de la trésorerie et du résultat net grâce au poste clients tout en maintenant la satisfaction client et en contribuant au développement du business. La gestion des relances doit se faire dans la finesse et avec intelligence. La coordination avec les commerciaux et l’administration des ventes est impérative.
Il n’est pas facile pour un crédit manager en charge de la gestion du poste client de trouver sa place dans l’entreprise. Pour la direction commerciale, la direction marketing et même la direction générale, ce poste n’est pas considéré comme un poste clé.
Grâce au digital le crédit manager a aujourd’hui des outils qui lui permettent de devenir un acteur central de l’entreprise.
« Le credit manager doit sans cesse jongler entre une analyse objective de données comptables et doit prendre en considération de nombreuses variables « humaines » qui conditionnent l’analyse du risque clients et, in fine, la stratégie commerciale globale de l’entreprise » explique Aymeric Dupas, directeur général d’Aston iTF.
« Nous utilisions autrefois des outils de relance classiques mais ceux-ci n’étaient pas adaptés. Nous avons opté pour des solutions qui disposent d’une vraie flexibilité dans la gestion des données du poste clients et qui nous permettent de nous inscrire dans une perspective de business intelligence » souligne Stephen Rae, chef des opérations internes chez Cegid éditeur de logiciels de gestion et comptabilité.
Il explique pourquoi le positionnement d’Aston iTF lui a paru le plus pertinent :
« Nous bénéficiions de l’agilité et d’un esprit startup qui octroyait beaucoup de souplesse à notre projet. Quant à la solution elle-même, sa dimension collaborative répondait parfaitement à nos ambitions ».
Le crédit manager point de contact incontournable
Redorer le blason du credit manager passe par un changement de posture.
« Il faut arrêter de parler recouvrement ou retard de paiement, mais plutôt de transformation digitale, d’automatisation » insiste Aston iTF.
Cependant il n’est pas toujours simple à un credit manager de faire comprendre à ses interlocuteurs les choix qu’il opère et la nature même de sa fonction. Pour redonner à sa mission le poids qui lui revient, il est capital que celui-ci puisse faire preuve de pédagogie. Son discours, sa vision et ses méthodes doivent être intelligibles tant pour la direction commerciale que la direction marketing et même la direction générale !
En se positionnant comme vecteur d’efficacité et de performance et non comme censeur de la relation commerciale, les crédit managers peuvent aider leur direction générale à passer de la data à l’action en leur faisant des recommandations étayées sur des faits et des chiffres. En utilisant des données brutes qui pourront être transformées en tableaux de bord dynamiques, ils peuvent aux côtés de la direction identifier les poches de performance, de sous-performance, et même détecter les processus à améliorer. Avec les bonnes données correctement mises en scène, la direction générale mesurera clairement l’enjeu.
L’analyse de la performance du DSO et du risque clients lui permet aussi de prendre les meilleurs arbitrages entre l’assurance-crédit ou l’affacturage.
« L’enjeu est stratégique, il faut donc que le credit manager ait le droit de cité au Comex par exemple et le cash management doit faire partie des remontées mensuelles pour le pilotage des performances de l’entreprise », explique Stanislas Grange Partner chez Eight Advisory, un cabinet de conseil financier qui compte 430 collaborateurs.
Renouer le dialogue avec la direction commerciale en cas de retard de paiement
Toujours selon Aston iTF, le principe fondateur de toute stratégie commerciale devrait être :
« Rien ne sert de courir, il faut être payé à point ! ».
Et pourtant, dans la réalité de la vie des entreprises, il peut arriver que les intérêts des commerciaux et du credit manager divergent et perturbent cette belle mécanique.
Là encore, Aston iTF conseille dans son livre blanc de ne plus parler de recouvrement mais plutôt de génération de cash et de cash culture.
« Nous avons fait preuve de transparence et de pédagogie en présentant la solution à nos commerciaux. Chacun peut désormais accéder à la fiche d’un client de sa business unit et nous leur avons démontré les avantages de disposer d’une visibilité sur poste clients pour mieux interagir avec ce dernier. Il y a désormais une dimension collaborative, notamment dans la gestion des litiges qui nous a offert un gain de 10 jours de DSO », explique Christophe Reynaud, credit manager chez Bufab.
Les 5 conseils à suivre en cas de retard de paiement
Aston iTF a développé cinq arguments imparables à utiliser par un credit manager :
Conseil n°1: Si le client ne paie pas, on ne verse pas les commissions
Taper au porte-monnaie n’est pas un coup bas, c’est une démarche pragmatique et salutaire pour la trésorerie de l’entreprise. On ne paie de commissions que lorsque les factures sont honorées. Cet argument est le premier de la liste car il est le plus percutant. Mais il est à réserver aux situations critiques.
Conseil n°2: Si tu ne relances pas ton client, c’est moi qui le ferai
Si le directeur commercial aime se replier derrière vos arbitrages lorsqu’il doit revenir au contact du client pour obtenir un règlement, il n’apprécie guère d’être dépossédé de la relation qu’il entretient avec ce dernier. En évoquant la possibilité de s’immiscer directement entre le commercial et le client, il est possible que celui-ci s’implique plus activement.
Conseil n°3: Si le client n’apure pas sa situation, je bloque la commande
Voilà encore un argument qui contribue à engager les commerciaux dans une démarche de credit management. Synthèse des deux premiers arguments, il inscrit le credit manager dans une position de fermeté qui ne plaidera sans doute pas pour son élection au poste de « collègue de l’année », mais qui fera comprendre au service commercial que l’entreprise ne peut fonder son activité sur des commandes qui présentent un fort risque de n’être jamais réglées.
Conseil n°4: En réduisant le délai de paiement, les commissions sont versées plus vite !
Le credit manager est aussi un acteur clé de la rémunération des commerciaux. Dans les entreprises où les commissions sont versées à l’encaissé, une analyse fine du risque clients, une meilleure définition des conditions de paiement, permettront au commercial d’augmenter sa rémunération.
Conseil n°5: Et si je te disais qui sont tes bons payeurs ?
Grâce à sa vision à 360°, au scoring en temps réel et à ses tableaux de bord, le credit manager peut apporter une vision fine aux ventes et les aider à développer les « safe sales » c’est-à-dire vendre aux bons payeurs plutôt que de dépenser de l’énergie et du discount auprès des mauvais payeurs.
Plus d’excuse en cas de retard de paiement
Aujourd’hui, le poste clients représente dans la plupart des entreprises près de 40 % de l’actif de l’entreprise. On considère que 60 % des retards de paiement proviennent d’un litige lié à la qualité de la facturation. Et que 25 % des retards ou litiges sur une facture sont liés à un défaut sur le produit ou son acheminement.
Mais quand le retard de paiement se transforme en impayé, la facture est trop souvent laissée dans un coin. Voire carrément passée en perte, notamment dans les entreprises qui ne disposent pas de credit manager. Pourtant, là aussi il existe une solution innovante qui simplifie et accélère le recouvrement amiable des créances. Il s’agit de GCollect, la seule place de marché pour les factures impayées : mise en relation gratuite avec les professionnels du recouvrement, pas de minimum de montant, préservation de la relation client et maîtrise des coûts.
Bref, plus d’excuse en cas de retard de paiement. Avec un logiciel de recouvrement de créances comme celui d’Aston iTF, et une place de marché pour les impayés comme celle de GCollect, les credit managers, trésoriers ou DAF ont aujourd’hui de nouveaux moyens d’optimiser la trésorerie de leurs entreprises.
Les technologies d’ASTON ITF et de GCOLLECT permettent au credit manager de gérer les incertitudes de manière rapide et pragmatique.
Ces innovations à l’ère de la démocratisation de la technologie et des données permettent de proposer des expériences personnalisées dont le client et ses valeurs sont les principales préoccupations.
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