FAQ : Les questions fréquentes liées au recouvrement de factures impayées

1. Qu’est-ce que le recouvrement de factures impayées ?

Le recouvrement de factures impayées permet de récupérer une facture échue et non réglée auprès d’un client défaillant. Il se déroule en plusieurs étapes allant de la simple « relance » jusqu’au « recouvrement » judiciaire.

En tant que service professionnel de recouvrement, GCollect vous accompagne en réalisant avec vous et pour vous votre procédure de recouvrement afin de simplifier vos démarches. Vous pouvez ainsi récupérer votre argent rapidement tout en préservant votre relation commerciale avec votre client.

En France, le montant global des impayées s’élève à 56 milliards d’euros. Parmi ce montant 4,8 milliards d’euros ne sont jamais réclamés aux clients car les chefs d’entreprises ne savent pas comment lancer une procédure de recouvrement ou ont peur de le faire. GCollect propose un service simple, efficace et éthique afin que les entreprises puissent récupérer leurs créances rapidement sans mettre en danger le développement de leur activité.

2. Quelles sont les différences entre la relance et le recouvrement ?

La relance et le recouvrement sont deux phases distinctes dans le processus de récupération d’une facture. Elles interviennent à des moments spécifiques dans le déroulement de la procédure.

1. Quand intervient la relance ?

La relance, comme son nom l’indique, fait référence aux actions initiales mises en œuvre pour rappeler au client qu’il a un impayé. Celle-ci se fait généralement par mail ou par appel téléphonique. Le but étant simplement d’informer le client de sa dette et de lui demander de la régler. C’est la première étape du processus de règlement des impayés. Elle n’implique aucune procédure particulière mais vise à communiquer et informer.

Elle peut également se faire sous forme d’une lettre de relance dans laquelle on fera apparaitre les informations suivantes :

• Coordonnées de l’entreprise créancière ainsi que celle du client défaillant
• Informations sur la ou les factures impayées
• Actions de relance déjà initiées comme les mails ou appels téléphoniques
• Délai accordé au débiteur pour le règlement

Il est préférable d’envoyer la lettre de relance par recommandé afin d’avoir un suivi.

2. Quand intervient le recouvrement ?

La phase de recouvrement intervient juste après la relance, lorsque celle-ci n’a pas aboutie. On considère que la relance n’est pas fructueuse après une quinzaine de jours.

Le créancier peut alors lancer une procédure de recouvrement. Afin de faciliter ces démarches et d’obtenir plus rapidement ses règlements, l’entreprise gagne à faire appel à une société de recouvrement. Le but de l’entreprise spécialisée sera alors de mettre en place des actions concrètes et formelles afin d’obtenir le plus rapidement possible le paiement du client défaillant. La société créancière et le professionnel du recouvrement établissent un mandat encadrant la procédure de recouvrement.

3. Quand interviennent le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire ?

La procédure de recouvrement fait intervenir dans un premier temps le recouvrement amiable avant de recourir au recouvrement judiciaire.

1. Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?

Dans le recouvrement amiable, l’approche humaine et le dialogue sont des éléments essentiels à l’obtention de résultats positifs. Au contact d’un client défaillant, une société de recouvrement doit tout d’abord privilégier la communication qui facilite la négociation afin de trouver des solutions adaptées.

À cette étape, on privilégie la compréhension et l’écoute du client défaillant. En effet, la plupart du temps un impayé résulte d’une incapacité à payer et non de mauvaise volonté. Le but du recouvrement amiable est de trouver des solutions personnalisées et adaptées à chaque typologie de client et de créances. Cette approche permet d’augmenter les chances de résoudre le litige rapidement tout en préservant la relation commerciale entre le créancier et le débiteur.

Saviez-vous ? 90% des sommes recouvrées par les professionnels du recouvrement ce font dans le cadre de procédures amiables. (Source : Figec)

2. Qu’est-ce que le recouvrement judiciaire ?

On considère que les démarches amiables n’ont pas abouti 60 à 90 jours après la date d’échéance de la facture. Cependant ce délai peut varier selon les spécificités d’une solution. Dans ce cas il est alors nécessaire d’avoir recours au recouvrement judiciaire si vous souhaitez poursuivre le recouvrement. Comme son nom l’indique, ce type de recouvrement fait intervenir directement la justice. L’objectif étant d’obtenir un acte officiel qui contraint le client défaillant à régler sa créance. Ce document est appelé titre exécutoire. Il permet de faire valoir une dette aux yeux de la loi.

Deux cas de figures sont possibles :

• Si la facture impayée est d’un montant inférieur à 5 000 €, on fait appel à un commissaire de justice. Il est le seul acteur de la procédure de recouvrement à pouvoir mettre en œuvre des mesures contraignant le débiteur à payer. Il pourra ainsi faire valoir le titre exécutoire obtenu par le créancier au cours de sa procédure.
• Si la facture impayée est supérieure à 5000 €, il faut faire appel au tribunal de justice qui mettra en place un certain nombre d’actions tels que l’injonction de payer, le référé-provision, l’assignation en paiement au fond, les saisies etc…

Le but étant de récupérer son dû avant d’en arriver au recouvrement judiciaire. C’est pourquoi GCollect mobilise une équipe d’experts en recouvrement amiable afin de récupérer vos impayés au plus vite. Il faut bien avoir en tête que le recouvrement judiciaire dégrade la relation commerciale avec vos clients.

4. Comment récupérer la TVA sur les factures impayées ?

Si la procédure amiable échoue et que vous ne souhaitez pas lancer une procédure judiciaire, vous pouvez obtenir votre ANR (Attestation de Non-Recouvrement). Ce document officiel répond à plusieurs objectifs :

• Prouver la tentative de recouvrement des factures impayées en cas de contrôle fiscal.
• Permet d’enregistrer la créance en perte définitive à votre bilan comptable.
• Récupérer la TVA éligible.

Pour obtenir cette attestation, il faut s’assurer que la facture est bien irrécouvrable. En effet, il existe deux types de créances :

• La créance douteuse est une facture qui est soumise à un risque de perte mais dont le règlement est possible dans un avenir proche. Dans ce cas, il n’est pas possible de récupérer la TVA associée.
• La créance irrécouvrable, elle, est une facture définitivement perdue qui est éligible à l’ANR et dont la TVA peut être reversée.

Pour obtenir votre ANR, déposez vos factures impayées sur GCollect. En cas de non-recouvrement, nous vous fournirons gratuitement votre justificatif.

5. À partir de quel montant de facture puis-je lancer une procédure de recouvrement ?

Bonne nouvelle, il n’y a pas de montant minimum pour un dépôt de facture. Vous pouvez donc déposer tout type de facture (BtoC et BtoB).

Cependant, lorsque nous recouvrons une facture, nous récupérons un pourcentage du montant recouvré qui est fixé au préalable lors de l’établissement du mandat. II est donc préférable de déposer une facture d’un montant significatif, permettant de rentabiliser les taux d’honoraires prélevés par GCollect. Vous pouvez également déposer vos factures par lots. Dans ce cas, un contrat cadre est établi permettant d’appliquer un taux d’honoraire unique au lot dans son intégralité.

6. Quels sont les honoraires ou tarifs associés au recouvrement de facture ?

Chez GCollect, vous ne payez qu’en cas de succès !

Lors d’un dépôt de facture, vous recevez un mandat détaillant les prestations et les coûts associées que vous validez par signature électronique. Ces honoraires sont calculés au plus juste en fonction de la facture déposée et du profil de risque du débiteur. Nos taux d’honoraires sont plafonnés à 20%.

 

7. Comment déposer une facture impayée chez GCollect ?

Pour déposer une facture, c’est très simple ! Vous créez un compte sur notre site. Dans un second temps, vous déposez votre facture en remplissant les champs indiqués :

• Pour un particulier ; nom, prénom et adresse
• Pour une entreprise ; SIREN, montant de la facture, date de la facture et son échéance

Vous devez ensuite signer électroniquement le mandat indiquant notamment les honoraires de la prestation. En quelques clics la procédure est lancée ! Une fois la facture recouvrée, vous recevez le paiement directement sur votre compte bancaire.

8. Comment les sommes recouvrées sont-elles reversées ?

Lorsqu’une facture est recouvrée, le versement de la somme récupérée peut s’effectuer de deux manières différentes :

• Si le client défaillant règle la facture via la plateforme GCollect, vous percevez votre règlement sur votre compte bancaire après déduction des honoraires. Tous les flux financiers sont sécurisés et transitent par notre banque (Crédit Agricole).
• Si le client défaillant vous paye directement, vous devez l’indiquer sur la plateforme GCollect puis nous reverser les honoraires définis lors de l’établissement du mandat. Cette étape est indispensable pour stopper la procédure et éviter que nous continuons le recouvrement auprès du client.

9. Comment puis-je suivre le progrès du recouvrement de mes factures impayées ?

Chez GCollect, nous mettons en place un suivi en temps réel. Il vous permet de suivre l’avancée du recouvrement de vos factures impayées directement sur votre compte.

10. Combien de temps en moyenne dure une procédure de recouvrement ?

En déposant vos factures chez GCollect, 41% d’entre elles sont recouvrées en moins de 21 jours !

11. Quelle est la solution apportée par GCollect pour le recouvrement des factures impayées ?

GCollect favorise le dialogue avec le client défaillant afin d’obtenir rapidement le paiement tout en préservant la relation commerciale. Nous mettons en place des solutions personnalisées et adaptée à chaque typologie de client en nous basant sur la compréhension et l’adaptation. GCollect propose une solution de recouvrement innovante axée sur la flexibilité, offrant la possibilité de régler les créances de manière échelonnée grâce à des moyens de paiements multiples. Notre plateforme simplifie et accélère l’ensemble du processus grâce à différentes actions :

• Négociation des modalités de remboursement.
• Établissement d’un calendrier de versements adapté aux besoins spécifiques des clients défaillants.
• Envoi automatique des demandes de paiement.

Les flux monétaires sont gérés de manière transparente. Nous contribuons ainsi à une meilleure gestion financière qui permet ainsi d’augmenter de façon significative le taux de recouvrement des factures.

12. Qu’est-ce qui vous démarque concrètement dans votre approche avec les débiteurs ?

1. Personnalisation des messages par l’IA

L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) permet l’hyperpersonnalisation des processus de relance, entraînant une amélioration notable de leur efficacité. GCollect fait le choix d’utiliser ce type de technologie afin d’être plus pertinent dans les messages aux débiteurs :

• la langue et la sémantique sont adaptés en fonction du profil (MBTI) de votre client défaillant
• les canaux de communication sont choisis selon la typologie de factures et le profil du client (WhatsApp, mail, appel téléphonique, etc…)
• un message vidéo développé par l’IA peut les informer de manière claire et concise sur leur situation ainsi que sur la démarche à suivre pour effectuer le paiement.

2. Utilisation de méthodes aux normes éthiques

L’image du recouvrement est encore souvent associée à des méthodes peu éthiques. C’est pourquoi GCollect est à l’initiative du collectif Smart Recouvrement. Ce label garantit une éthique commune aux parties prenantes dans le cadre du recouvrement. L’approche se base sur le dialogue avec les client défaillants grâce à des pratiques de médiation. Le Smart Recouvrement a pour ambition de préserver le dialogue entre les entreprises, en permettant des relations durables entre clients et fournisseurs. GCollect et l’ensemble des membres signataires ont pour volonté de contribuer à une approche plus positive de l’économie.

13. Comment garantissez-vous la protection des données sensibles dans le cadre du recouvrement ?

Les pratiques de GCollect sont conformes aux normes de la RGPD. L’hébergement des données est en France et aucune mutualisation des fichiers clients n’est opérée. De plus, nous bénéficions du label de la FnTC (Fédération des Tiers de Confiance du numérique) dédié à l’instauration de la confiance du numérique et visant à garantir la fiabilité des transactions et relations en ligne.